Gerenciar o email de outra pessoa e os itens de calendário

Este recurso requer o uso de uma conta do Microsoft Exchange 2000, 2003 ou 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Exchange. Para determinar a versão do Microsoft Exchange à qual você está conectado, consulte o artigo Determinar a versão com a qual minha conta do do Microsoft Exchange se conecta.

Há duas formas de trabalhar com as pastas Microsoft Outlook  de outra pessoa: compartilhamento de pasta e Acesso de representante.

Se for um representante e responder regularmente a emails e solicitações de reunião, em nome de outra pessoa, talvez você queira adicionar a caixa de email (caixa de correio: local em um Microsoft Exchange Server no qual seu email é distribuído. Seu administrador configura uma caixa de correio para cada usuário. Se você designar um arquivo de pasta pessoal como seu local de entrega de email, as mensagens serão roteadas para esse local a partir de sua caixa de correio.) do Exchange à conta para acesso rápido.

Neste artigo


Sobre trabalhar com pastas de outra pessoa

Antes de você poder trabalhar com as pastas de outras pessoas no Outlook, essa pessoa deverá conceder a você permissão para acessar essas pastas. Há várias formas de fazer isso.

O acesso de representante é um recurso do Outlook que permite que uma pessoa aja em nome de outro usuário do Outlook. O cenário mais comum em que este recurso é usado é um gerente e seu assistente. O assistente pode ser responsável pela manutenção da agenda do gerente, incluindo a criação e respondendo às solicitações de reunião. Alguns assistentes também podem monitorar a Caixa de Entrada de seus gerentes.

O compartilhamento de pasta é uma forma de fornecer acesso entre duas pessoas, mas difere do Acesso de Representante porque não inclui permissões para alguém agir em nome de outra pessoa. O compartilhamento da pasta será útil se você desejar que alguém possa acessar uma de suas pastas, talvez enquanto você esteja em férias, se você não quiser que a pessoa responda às solicitações de reunião nem às mensagens de email em seu nome.

Este artigo supõe que você já tenha permissões de acesso de representante. Para obter mais informações sobre como conceder permissões de acesso de representante, consulte os vínculos na seção Consulte Também.

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Adicionar caixa de correio de outra pessoa em seu perfil

Caso costume trabalhar com as pastas do Exchange de outras pessoas, você provavelmente queira adicionar a caixa de correio do Exchange da outra pessoa ao perfil do Outlook. Isso abrirá automaticamente a caixa de correio da outra pessoa sempre que você abrir o Outlook. A outra caixa de correio aparece no Painel de Navegação abaixo das pastas da caixa de correio do Exchange.

 Observação   A pessoa que está compartilhando uma caixa de correio deve conceder a você a permissão Pasta Visível na pasta raiz da caixa de correio do Exchange. Ela normalmente aparece como Caixa de Correio - nome do usuário.

MostrarInstruções para a concessão da permissão Pasta Visível

Como gerente, faça o seguinte no Outlook:

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta raiz da caixa de correio do Exchange e, em seguida, clique em Alterar Permissões de Compartilhamento.

Ela normalmente aparece como Caixa de Correio - nome do usuário.

  1. Clique no nome do representante.
  2. Em Permissões, em Outras, marque a caixa de seleçãoPasta visível.
  3. Clique em OK.

Como representante, faça o seguinte no Outlook:

  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.
  2. Na lista, clique no tipo de conta Exchange e em Alterar.

Configurações de Conta

  1. Clique em Mais Configurações e na guia Avançado.
  2. Clique em Adicionar e insira o nome da caixa do correio da pessoa cuja caixa de correio você deseja adicionar em seu perfil de usuário. Se você não souber o nome da caixa de correio, pergunte à pessoa que concedeu a você as permissões de Acesso de representante.

Guia Avançado

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Abrir as pastas de outra pessoa

  1. No menu Arquivo, aponte para Abrir e, em seguida, clique em Pasta de Outro Usuário.

 Dica   Para evitar essa etapa no futuro, consulte as instruções sobre como adicionar a caixa de correio de outra pessoa ao Painel de Navegação, na seção Adicionar caixa de correio de outra pessoa em seu perfil.

  1. Na caixa Nome, insira o nome da pessoa que concedeu a você permissões Compartilhamento ou Acesso de Representante ou clique em Nome para selecionar um da lista.
  2. Na lista Tipo de pasta, clique na pasta que você deseja abrir.

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Responder a solicitações de reunião para outra pessoa

Quando um gerente marca a caixa de seleção Enviar solicitações de reunião e respostas apenas para meus representantes, e não para mim na guia Representantes (menu Ferramentas, comando Opções), são concedidas ao representante permissões suficientes para aceitar solicitações de reunião do gerente.

No entanto, caso a caixa de seleção Enviar solicitações de reunião e respostas apenas para meus representantes, e não para mim não esteja marcada, um representante deve ter ambas as permissões Editor (lê, cria e modifica itens), em uma pasta Calendário ou Tarefas do gerente e, pelo menos, permissões Revisor (lê itens), na Caixa de Entrada do gerente.

  1. Abra a Caixa de Entrada da outra pessoa, caso as solicitações de reunião não sejam enviadas diretamente para você.

 Dica   Para evitar essa etapa no futuro, consulte as instruções sobre como adicionar a caixa de correio de outra pessoa ao Painel de Navegação, na seção Adicionar caixa de correio de outra pessoa em seu perfil.

  1. Abrir a solicitação de reunião.

Solicitação de reunião

  1. Clique em Aceitar, Tentativa ou Recusar.

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Criar solicitações de reunião em nome de outra pessoa

  1. Abra o calendário de outra pessoa.
  2. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Solicitação de Reunião.
  3. Na caixa Para, digite os nomes dos participantes ou clique em Para para selecionar um de uma lista.
  4. Na caixa Assunto, insira o assunto da reunião.
  5. Na caixa Local, insira o local da reunião.
  6. Insira as datas de início e de término da reunião, nas caixas Início e Término.
  7. Selecione outras opções que você desejar.

 Observação   Obtenha links para informações sobre como criar solicitações de reunião na seção Consulte Também.

  1. Clique em Enviar.

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Criar um email em nome de outra pessoa

  1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Email.

Atalho do teclado  Para criar um novo email, pressione CTRL+SHIFT+M.

  1. Na caixa De, digite o nome da pessoa, em nome da qual você está enviando a mensagem.

Para selecionar o nome em uma lista do Catálogo de Endereços, clique em De.

Caso você não veja o botão De e a caixa, na guia Opções, no grupo Campos, clique em Mostrar De.

  1. Adicione os destinatários, um assunto e o conteúdo da mensagem como você faz normalmente.
  2. Clique em Enviar.

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Responder um email em nome de outra pessoa

  1. Caso você já tenha aberto a pasta Caixa de Entrada da outra pessoa, vá para a etapa 3.
  2. Para abrir a pasta Caixa de Entrada de outra pessoa, faça o seguinte:
    • Abrir como pasta de outro usuário    
      1. No menu Arquivo, aponte para Abrir e, em seguida, clique em Pasta de Outro Usuário.
      2. Digite o nome da pessoa em nome da qual você está enviando a mensagem ou clique em Nome para selecionar o nome na Lista de Endereços Global.
      3. Clique em OK.
    • Adicionar a pasta de outro usuário ao Painel de Navegação    
  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.
  2. Na guia Email, clique na conta do Microsoft Exchange e, em seguida, em Alterar.
  3. Clique em Mais Configurações.
  4. Na guia Avançada, em Caixas de Correio, em Abrir estas caixas de correio adicionais, clique em Adicionar.
  5. Na caixa de diálogo Adicionar Caixa de Correio, digite o nome da outra caixa de correio e, em seguida, clique em OK.
  6. Reinicie o Outlook.
  7. No Painel de Navegação, selecione a pasta Caixa de Entrada da outra pessoa.
  1. Selecione a mensagem a ser respondida em nome do seu gerente.
  2. Na barra de ferramentas Padrão, clique em Responder. Caso você tenha aberto a mensagem, na guia Mensagem, no grupo Responder, clique em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar.

Atalho do teclado  Para responder um email, pressione CTRL+R.

Uma nova janela de mensagem é aberta.

  1. Na caixa De, digite o nome do seu gerente. Para selecionar o nome em uma lista do Catálogo de Endereços, clique em De. Caso você não veja o botão De e a caixa, na guia Opções, no grupo Campos, clique em Mostrar De.
  2. Adicione os destinatários, um assunto e o conteúdo da mensagem como você faz normalmente.
  3. Clique em Enviar.

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Salvar itens enviados na pasta Itens Enviados de outra pessoa

Quando emails e solicitações de reuniões são enviados por um representante em nome de um gerente, uma cópia de cada item é salva na pasta Itens Enviados do representante; esse comportamento é por criação.

Como alternativa, o gerente pode conceder ao representante permissões para sua pasta Itens Enviados. Em seguida, o representante pode mover ou copiar os itens de sua pasta Itens Enviados para a pasta Itens Enviados do gerente depois de abrir a caixa de correio do gerente como uma caixa de correio adicional.

 Observação   Parte-se do pressuposto de que você já tenha definido o Acesso de Representante.

  1. O gerente deve fazer o seguinte:
    1. No Painel de Navegação (Painel de Navegação: uma coluna que fornece acesso a pastas usadas para organizar suas informações. Clique em uma pasta para exibir os itens que ela contém. Também inclui a seção Pastas Favoritas e botões para alternar entre Email, Calendário, Tarefas e outras exibições.), clique com o botão direito do mouse na pasta Itens Enviados.
    2. Clique em Alterar Permissões de Compartilhamento.
    3. Na guia Permissões, clique no nome do representante.
    4. Em Permissões, na lista Nível de Permissão, clique em Editor (lê, cria e modifica itens).
    5. Clique em OK.
  2. O representante deve fazer o seguinte:
  1. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.
  2. Selecione a conta do Exchange e clique em Alterar.
  3. Na caixa de diálogo Alterar Conta de Email, clique em Mais Configurações.
  4. Na guia Avançada, em Caixas de Correio, clique em Adicionar.
  5. Digite o nome do gerente e clique em OK.
  6. Clique em Aplicar, em OK, em Avançar, e em Concluir.

A pasta Itens Enviados, do gerente, aparece no Painel de Navegação, em Caixa de Correio - gerente.

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Alterar para onde os itens excluídos são enviados

Agindo como representante, caso você exclua um item da caixa de correio do gerente, o item excluído é movido para sua pasta Itens Excluídos. Há uma configuração do Registro disponível que altera o destino dos itens excluídos para a pasta Itens Excluídos do proprietário da caixa de correio. Os procedimentos são fornecidos a usuários avançados e administradores.

 Aviso   Se usar o Editor do Registro incorretamente, você poderá causar problemas graves que talvez exijam a reinstalação do sistema operacional. A Microsoft não garante que você poderá resolver os problemas resultantes do uso incorreto do Editor do Registro. O Editor do Registro será utilizado por sua própria conta e risco.

  1. Saia do Outlook.
  2. Clique em Iniciar e, em seguida, clique em Executar.
  3. Digite regedit e, em seguida, clique em OK.
  4. Localize a chave do Registro em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Options\General
  5. Clique com o botão direito do mouse em DelegateWastebasketStylevalue e, em seguida, clique em Modificar.

Caso a chave não esteja presente, faça o seguinte para criá-la:

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta Geral, no caminho definido na etapa 4.
  2. Aponte para Novo e, em seguida, clique em Valor DWORD.
  3. Digite DelegateWastebasketStyle e, em seguida, pressione ENTER.
  1. Altere os dados do valor na caixa de diálogo Editar Valor DWORD para um dos seguintes valores.
Valor Descrição
8 Armazena itens excluídos em sua pasta
4 Armazena itens excluídos na pasta do proprietário da caixa de correio
  1.  Observação   Verifique se o representante tem, pelo menos, permissões Autor para a pasta Itens Excluídos da caixa de correio do gerente. Se o representante não tiver essas permissões e a opção do Registro estiver definida para 4, o item será excluído permanentemente, ou o representante receberá uma das seguintes mensagens:

  • Não foi possível excluir o item. Ele já foi movido ou excluído, ou o acesso foi negado.
  • Falha na Operação.
  1. Saia do Editor do Registro.
  2. Reinicie o Outlook.

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Aplica-se a:
Outlook 2007